Quicksafe Unterweisungs-Generator

1. Grundidee des Programms

Der Quicksafe Unterweisungs-Generator erstellt mehrsprachige Unterweisungsnachweise für neue Mitarbeiter. Das Programm verwaltet Firmendaten, Ansprechpartner, Sicherheitsregeln, Unterweisungsphasen, Arbeitszeiten und Übersetzungen.

1. FirmendatenGrundstammdaten, Adresse, Dokumentfarbe und Logo einrichten.

2. InhalteAnsprechpartner, Regeln, Phasen und Arbeitszeiten inklusive optionalem Samstag pflegen.

3. ÜbersetzungenAutomatisch erzeugen, prüfen und manuell korrigieren.

4. UnterweisungMitarbeiterdaten eintragen und HTML oder PDF erstellen.

Wichtiger Hinweis: Das Programm unterstützt die Dokumentation. Die eigentliche Unterweisung muss weiterhin persönlich, verständlich und fachlich korrekt durchgeführt werden.

2. Für wen ist das Programm gedacht?

Quicksafe richtet sich an kleine und mittlere Betriebe, die Erstunterweisungen einfacher, einheitlicher und mehrsprachig dokumentieren möchten.

SicherheitsbeauftragteRegeln, PSA-Hinweise und Unterweisungspunkte strukturiert vorbereiten.

Vorarbeiter & PatenNeue Mitarbeiter nachvollziehbar durch Arbeitsplatz, Regeln und Zuständigkeiten führen.

Personalwesen / BüroNachweise sauber ablegen, prüfen und bei Bedarf als PDF ausgeben.

Das Tool ersetzt keine Arbeitsschutzberatung und keine persönliche Unterweisung. Es hilft dabei, Inhalte und Nachweise sauber zu erstellen und aufzubewahren.

3. So startest du in 5 Minuten

Für den ersten Test muss nicht jede Einstellung perfekt sein. Wichtig ist, einmal den kompletten Ablauf durchzuspielen.

ZIP vollständig entpacken und das Programm aus dem entpackten Ordner starten.
Firmendaten & Design öffnen und Firma, Farbe oder Logo prüfen.
Inhalte prüfen: Ansprechpartner, Sicherheitsregeln, Unterweisungsphasen und Arbeitszeiten.
Übersetzungen öffnen und fehlende Übersetzungen ergänzen oder kontrollieren.
Unterweisung öffnen, Testname eintragen und ein PDF erstellen.

Tipp: Vor größeren Änderungen zuerst ein Backup erstellen. Danach ein Testdokument erzeugen und kurz prüfen, ob Layout, Sprache und Inhalte passen.

4. Erster Start & Windows-Sicherheitshinweise

Der Quicksafe Unterweisungs-Generator ist als portables Windows-Programm gedacht. Er muss nicht klassisch installiert werden. Trotzdem können beim ersten Start Windows- oder Sicherheitsmeldungen erscheinen, besonders wenn die EXE neu heruntergeladen oder von einem anderen PC kopiert wurde.

Mögliche Meldung beim ersten Start: Windows SmartScreen oder Microsoft Defender kann darauf hinweisen, dass der Herausgeber unbekannt ist. Das bedeutet nicht automatisch, dass das Programm gefährlich ist. Häufig erscheint diese Meldung bei eigenen, kleinen oder internen Programmen ohne kostenpflichtiges Code-Signing-Zertifikat.

Empfohlener Umgang

ZIP-Datei vollständig entpacken und das Programm aus dem entpackten Ordner starten.
Nur Versionen verwenden, die aus einer vertrauenswürdigen Quelle stammen.
Bei Windows-SmartScreen auf Weitere Informationen und danach auf Trotzdem ausführen klicken, wenn die Quelle bekannt und vertrauenswürdig ist.
Falls Windows die Datei blockiert: Rechtsklick auf die EXE, Eigenschaften öffnen und unten bei Sicherheit gegebenenfalls Zulassen aktivieren.

Firewall-Hinweis: Für die automatische Übersetzung benötigt das Programm eine Internetverbindung zum Übersetzungsdienst. Wenn eine Firewall nachfragt, betrifft das in der Regel diese Übersetzungsfunktion. Dokumente können mit vorhandenen Daten auch ohne erneute Übersetzung erstellt werden.

Wichtig: Wenn eine Sicherheitssoftware eine konkrete Bedrohung meldet oder Dateien aus unbekannter Quelle stammen, sollte das Programm nicht einfach gestartet werden. In diesem Fall die Quelle prüfen, einen Virenscan durchführen und nur vertrauenswürdige Versionen verwenden.

5. Tab „Unterweisung“

Hier wird das konkrete Dokument für einen Mitarbeiter erstellt. Eingetragen werden Name, optional Personalnummer und die gewünschte Sprache.

Tab Unterweisung mit Mitarbeiterdaten und Ausgabebuttons — Tab „Unterweisung“: Name, Personalnummer, Sprache wählen und danach HTML-Vorschau oder PDF erstellen.

Name des Mitarbeiters eintragen.
Personalnummer eintragen, falls benötigt.
Drucksprache auswählen.
HTML-Vorschau oder PDF erstellen.

Deutsch ist die Originalsprache. Bei anderen Sprachen wird das Dokument bilingual aufgebaut: Deutsch plus gewählte Übersetzung.

6. Tab „Firmendaten & Design“

In diesem Bereich werden die Stammdaten und das Erscheinungsbild des Dokuments gepflegt.

Firmendaten und Design-Einstellungen — Firmendaten, Kontaktangaben, Dokumentfarbe und Logo-Einstellungen.

Dokumentfarbe

Die Dokumentfarbe steuert die Hauptfarbe des erzeugten Dokuments. Sie wird für Balken, Linien und Akzente verwendet. Der Farbcode kann direkt eingetragen oder über die Farbauswahl gesetzt werden.

Logo verwenden

Wenn „Firmenlogo statt Text oben verwenden“ aktiv ist, wird das hinterlegte Logo im Dokumentkopf verwendet. Über Logo auswählen wird eine Bilddatei gewählt und automatisch in den passenden Ordner kopiert. Über Logo entfernen kann es wieder gelöscht werden.

Tipp: Für eine neutrale Weitergabe des Programms stehen echte Firmendaten nur in der config.json, nicht fest im Programmcode.

7. Tab „Inhalte“

Hier werden alle fachlichen und organisatorischen Inhalte gepflegt, die später im Unterweisungsdokument erscheinen.

7.1 Ansprechpartner und Rollen

Inhalte oberer Bereich mit Geschäftsleitung, Betriebsleiter und Vorarbeitern — Oberer Inhaltsbereich: Geschäftsleitung, Betriebsleiter, Vorarbeiter und Sicherheitsbeauftragter.

Weiterer Rollenbereich: KSS-Beauftragte, Ersthelfer, Personalwesen und Einkauf.

7.2 Sicherheitsregeln

Sicherheitsregeln pflegen — Sicherheitsregeln für Blatt 2. Einträge können hinzugefügt, gelöscht und verschoben werden.

Die Sicherheitsregeln bilden den Kern von Seite 2. Jede Regel wird im Original auf Deutsch gespeichert und kann für die Fremdsprachen übersetzt werden.

7.3 Unterweisungsphasen

Unterweisungsphasen Teil 1 bis Teil 3 — Teil 1, Teil 2 und Teil 3 der Unterweisung. Diese Punkte erscheinen später auf Blatt 3 mit Unterschriftsfeldern.

7.4 Phasen und Arbeitszeiten

Unterer Inhaltsbereich mit Unterweisungsphasen und Arbeitszeiten. Seit Version 2.0.6 kann zusätzlich Samstag gepflegt werden.

Die Arbeitszeiten sind in Gruppen aufgebaut. Standardmäßig werden Montag bis Donnerstag und Freitag gepflegt. Zusätzlich gibt es den optionalen Bereich Samstag.

Samstag darf leer bleiben.
Wenn Samstag leer ist, wird er im Dokument nicht angezeigt.
Wenn Samstag Einträge enthält, erscheint Samstag automatisch auf Seite 1 im Arbeitszeiten-Block.
Die Ausgabe ist in festen Zeit-/Beschreibungs-Spalten ausgerichtet. Lange Beschreibungen dürfen umbrechen, bleiben aber optisch sauber in ihrer Spalte.

Die Pfeiltasten ändern die Reihenfolge. Die Papierkorb-Schaltfläche löscht einen Eintrag. Bei Löschvorgängen sollte eine Sicherheitsabfrage beachtet werden.

8. Tab „Übersetzungen“

Der Übersetzungsbereich dient dazu, Sprachstände zu prüfen, zusätzliche Sprachen zu aktivieren, fehlende Übersetzungen zu ergänzen oder bestehende Übersetzungen manuell zu verbessern.

8.1 Sprachen verwalten

Sprachen verwalten im Tab Übersetzungen — Sprachverwaltung: aktive Sprachen festlegen, ohne vorhandene Übersetzungen aus der `config.json` zu löschen.

Deutsch bleibt immer aktiv und ist die Originalsprache.
Aktive Sprachen erscheinen in der Drucksprachen-Auswahl, im Status und im Editor.
Deaktivieren blendet eine Sprache nur aus. Vorhandene Übersetzungen bleiben erhalten.
Nach Änderungen an den Haken immer Sprachauswahl speichern klicken.

Empfohlener Ablauf bei neuen Sprachen: Sprache aktivieren → speichern → Status prüfen → fehlende Übersetzungen ergänzen → Test-HTML oder Test-PDF erstellen.

8.2 Statusübersicht

Übersetzungsstatus — Statusübersicht der aktiven Sprachen. Deutsch bleibt Originalsprache und wird nicht doppelt übersetzt.

8.3 Manueller Übersetzungseditor

8.4 Standard- und Zusatzsprachen

Die wichtigsten Grundsprachen sind Deutsch, Englisch, Russisch, Ukrainisch, Polnisch und Türkisch. Zusätzlich können weitere europäische Sprachen aktiviert werden, zum Beispiel Französisch, Spanisch, Italienisch, Rumänisch, Kroatisch oder Portugiesisch.

Maschinelle Übersetzungen sollten bei Sicherheitsinhalten immer fachlich geprüft werden. Der Editor ermöglicht Korrekturen direkt im Programm.

9. HTML-Vorschau und PDF-Ausgabe

Das Programm kann eine HTML-Vorschau öffnen oder direkt ein PDF erzeugen. Die HTML- und PDF-Ausgabe sollen optisch deckungsgleich sein.

PDF-Ausgabe im PDF-Viewer — PDF-Ausgabe als fertiges 3-Seiten-Dokument.

Ein sauberer Export besteht aus genau drei Seiten: Ansprechpartner/Arbeitszeiten, Sicherheitsregeln/PSA und Unterweisungsnachweis. Der Samstag wird nur angezeigt, wenn dafür Arbeitszeiten gepflegt wurden.

10. Wichtige Dateien & Ordner

Quicksafe ist portabel aufgebaut. Das bedeutet: Die wichtigen Daten liegen im Programmordner und können bei Bedarf gesichert oder auf einen anderen Stand zurückgesetzt werden.

Datei / Ordner	Bedeutung
`config.json`	Enthält alle gespeicherten Einstellungen, Firmendaten, Ansprechpartner, Sicherheitsregeln, Arbeitszeiten und Übersetzungen. Diese Datei ist praktisch die kleine lokale Datenbank des Programms.
`output`	Hier speichert das Programm erzeugte HTML- und PDF-Dokumente.
`backup`	Hier werden Config-Backups als ZIP-Dateien abgelegt.
`assets`	Enthält Bilder und Symbole, zum Beispiel PSA-Icons und das gewählte Logo.
`docs`	Enthält diese Anleitung und die dazugehörigen Screenshots.

Wichtig: Die config.json nicht löschen, wenn eigene Inhalte bereits gepflegt wurden. Vor Experimenten lieber ein Backup erstellen.

11. Backup-Funktion

Vor größeren Änderungen sollte ein Config-Backup erstellt werden. Das Backup speichert die aktuelle config.json in einer ZIP-Datei im Ordner backup.

Backup-Ordner mit ZIP-Datei — Backup-Ordner mit erzeugter ZIP-Datei. Im ZIP liegt die Datei als `config.json`, der ZIP-Dateiname enthält Datum und Uhrzeit.

Backup-Regel

Im ZIP heißt die Datei immer config.json.
Der ZIP-Dateiname enthält Datum und Uhrzeit.
Dadurch kann ein alter Datenstand später leicht wiederhergestellt werden.

12. Hilfe und Info

Die Tabs „Hilfe“ und „Info“ bieten Schnellzugriff auf Kurzhilfe, Anleitung, Kontakt, Ordner und Backup.

Hilfe-Tab mit Kurzanleitung und Button zur ausführlichen Anleitung.

Info-Tab mit Kontakt und Ordnerbuttons — Info-Tab mit Kontakt, Webseite, Ordnerzugriff und Backup-Funktion.

Die Kontakt-Buttons öffnen das Standard-Mailprogramm oder die Webseite. Die Ordnerbuttons führen direkt zum Programmordner, Output-Ordner, Backup-Ordner oder zur Anleitung.

Output-Ordner: Dort landen die erzeugten HTML- und PDF-Dokumente. Wenn ein Dokument gesucht wird, ist dieser Ordner meistens die erste Anlaufstelle.

13. Kurze Fehlerhilfe

Problem	Mögliche Lösung
Programm startet nicht	ZIP vollständig entpacken und die EXE aus dem entpackten Ordner starten. Nicht direkt aus der ZIP starten. Bei SmartScreen „Weitere Informationen“ → „Trotzdem ausführen“ wählen, wenn die Quelle vertrauenswürdig ist.
Logo wird nicht angezeigt	Prüfen, ob ein Logo ausgewählt wurde und ob die Datei im `assets`-Ordner liegt.
Übersetzung fehlt	Tab „Übersetzungen“ öffnen, Status prüfen und fehlende Übersetzungen ergänzen oder manuell eintragen.
PDF wird nicht erstellt	Prüfen, ob Edge oder Chrome installiert ist. Danach erneut PDF erstellen.
Änderungen sind falsch	Ein vorhandenes Backup aus dem Ordner `backup` entpacken und die `config.json` zurückkopieren.
Samstag wird nicht angezeigt	Prüfen, ob im Tab „Inhalte“ unter Arbeitszeiten Samstag mindestens ein Eintrag vorhanden ist. Leere Samstagszeiten werden absichtlich ausgeblendet.
Anleitung öffnet nicht	Prüfen, ob `docs/anleitung.html` vorhanden ist.

Wichtig: Bei Änderungen an Sicherheitsregeln und Übersetzungen sollte anschließend ein neues Testdokument erzeugt und geprüft werden.